Talous ja hallinto-osasto

Kansallisgallerian talous- ja hallinto-osaston muodostavat asiakaspalvelu-, henkilöstö-, kiinteistöpalvelu-, talous- ja tietohallintoyksiköt, sekä Kansallisgallerian viestintä, varainhankinta ja museokauppatoiminta. Osaston tehtävänä on tuottaa edellä mainittuihin tehtäväkokonaisuuksiin liittyen palveluja koko organisaatiolle.

Vuoden 2014 mittavin haaste liittyi uuden organisaation käynnistämiseen niin järjestelmä- kuin sisäisten toimintatapojen osalta. Ottaen huomioon esimerkiksi kaikki vuoden 2014 aikana käyttöön otetut järjestelmämuutokset ja uudistukset, voidaan sanoa, että organisaation sisäinen toiminta saatiin käyntiin melko hyvin.

Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelu hoiti erinomaisesti vuoden 2014 ennätyksellisen kävijämäärän, joka näkyi erityisesti Ateneumin Tove Jansson -näyttelyssä. Uusi asiakaspalvelun organisaatiomalli, joka kattaa koko Kansallisgallerian, otettiin käyttöön vuoden 2014 aikana. Uudistus mahdollistaa henkilöstön joustavamman ja monipuolisemman työskentelyn kaikkien kolmen museon asiakaspalveluissa.

Asiakaspalvelun henkilöstö on koko Kansallisgallerian toiminnan kannalta elintärkeässä roolissa, sillä heidän kauttaan yleisö saa kosketuksensa organisaation toimintaan. Koko asiakaspalveluhenkilöstö huomioitiinkin vuoden aikana tekemästään erinomaisesta työstä ns. Pääjohtajan palkinnolla – kannustuspalkkiolla, jolla haluttiin erityisesti kiinnittää huomiota asiakaspalvelun rooliin osana organisaation toimintaa.

Kiinteistöpalvelut

Kansallisgallerian kiinteistöpalvelujen osalta vuosi 2014 oli erittäin työntäyteinen.

Ateneumin osalta keväällä 2014 aloitettiin mittava kattoremontti, mistä johtuen Ateneumin kolmas kerros ei ollut käytettävissä näyttelytilojen osalta eikä neljäs kerros toimistotilojen osalta. Hallinnon henkilöstö muutti kokonaisuudessaan alkuvuodesta väistötiloihin Ateneumin läheisyyteen Mikonkatu 9:ään.

Kiasma suljettiin kokonaan syyskuun alusta, jolloin siellä aloitettiin vaativa saneerausoperaatio. Pääkohteina saneerauksessa olivat Kiasman lasikatto ja -holvit, ja yleisöpalvelutilojen muuttaminen ala-aulan osalta.

Molemmat remontit ovat edellyttäneet tiivistä yhteistyötä ja etukäteissuunnittelua rakennusten omistajan eli Senaatti-kiinteistöt Oy:n kanssa. Yhteistyössä onnistuttiin löytämään sopivat aikataulutukset sekä tekemään toteutussuunnitelmat.

Taloushallinto

Taloushallinnon vuotta leimasi uusien järjestelmien käyttöönotto sekä niiden sisäänajo toimintaa palveleviksi järjestelmiksi. Perustoimintojen osalta järjestelmät toimivat hyvin, mutta erityisesti budjetoinnin ja raportoinnin osalta järjestelmää jouduttiin vaihtamaan.

Taloushallinnossa paneuduttiin myös parantamaan toimintatapakäytänteitä, koska monet asiat ja tavat toimia olivat organisaatiomuutoksen johdosta aivan uusia.

Kevään 2014 aikana valmisteltiin vielä Valtion taidemuseon viimeinen tilinpäätös sekä irtaannuttiin valtion palvelukeskuksen (Palkeet) yhteydestä lopullisesti.

Museokauppatoiminta

Vuonna 2014 Kansallisgalleriassa aloitti toimintansa uusi liiketoimintayksikkö, jonka tehtävänä on vastata museokauppojen toiminnasta, museoiden ja kokoelmien tuotteistamisesta sekä tuotemyynnistä.

Ateneumin museokaupassa juhlittiin vilkkaasti ensin Tove Janssonia ja loppuvuonna jo hieman etukäteen Jean Sibeliuksen 150-vuotisjuhlaa. Kiasmassa Kansallisgallerian myyntipisteessä suosioon nousivat Marimekon kanssa yhteistyössä tuotetut Kimpassa-tuotteet. Sinebrychoffin taidemuseon museokaupassa Pehr Hilleströmin kaunis julkaisu oli yleisön suosikki.

Kesällä 2014 avattiin kaikkien Kansallisgallerian museoiden yhteinen verkkokauppa museoshop.fi, josta löytyy laaja valikoima varsinaisten museokauppojen tuotteita.

Kauppatoiminnan ensimmäinen toimintavuosi oli erittäin menestyksekäs ylittäen sille asetetut tavoitteet. Keskimääräinen myynti per asiakas oli n. 2,4 euroa. Kokemukset Ateneumin museokaupan lanseerauksesta antavat vahvaa pohjaa jatkokehittämiselle ja uusien myyntikanavien avaamiselle tulevaisuudessa ja erityisesti Kiasman uuden kauppatoiminnan avaamiselle vuoden 2015 keväällä.

Tietohallinto

Tietohallinnon merkittäviä hankkeita vuoden 2014 aikana olivat Office 365 -palvelun käyttöönoton jalkauttaminen sekä Kansallisgallerian tietoverkon verkkolaitteiden uusiminen. Myös tiedostopalvelimet uusittiin ja langattoman verkon tukiasemia lisättiin tietoverkkoon.

Tietohallinnon tukitoiminnan palveluja organisoitiin uudelleen vuoden 2014 aikana ja eläkkeelle siirtyvän tietohallintosuunnittelijan tehtäviä jaettiin nykyiselle henkilöstölle. Tietohallinnolle laadittiin uusi toimintaohjelma, joka kattaa vuodet 2014–2018.

Tietohallinto osallistui Museo 2015 -hankkeen johtoryhmän työskentelyyn ja Muusa-palvelun tulevaisuuden toimintaa suunniteltiin muuttuva toimintaympäristö ennakoiden.

Viestintä ja varainhankinta

Kansallisgallerian organisaatioviestinnän tekoihin viime vuoden aikana lukeutuivat niin verkkosivu-uudistus kuin koko Kansallisgallerian visuaalista ilmettä koskeva uudelleenmuotoilu. Ilmeen suunnittelijaksi valittiin Lontoosta operoiva Studio Emmi, jonka aiempaa työn jälkeä on voitu seurata mm. Artekissa ja Tate Britainissa. Uusi, moderni ja Kansallisgallerian kolme museota yhteen kotiin yhdistävä ilme otetaan käyttöön vuoden 2015 alkupuolella.

Viestinnän ja markkinoinnin yhteistyö museoiden vima-tiimien kanssa otettiin uuteen tarkasteluun, digitaalisen läsnäolon suunnitelmia ryhdyttiin päivittämään entistä kokonaisvaltaisempaan suuntaan, ja tulevaisuudessa yhdessä tekemistä on tarkoitus tiivistää entisestään Kansallisgalleria-kokonaisuuden vahvistamiseksi.

Syksyn aikana käynnistettiin Kansallisgallerian tulevaisuudelle ylivoimaisesti tärkeintä hanketta eli säätiöpääoman varainhankintakampanjaa. Kampanjan ydinviestejä rakennettiin ja sen toteutuksen yhteistyökumppaneiksi valittiin viestintätoimisto Ellun Kanat sekä mainostoimisto Havas Worldwide Helsinki.